Aussi longtemps qu'aucune procédure en matière de brevet n'est engagée, les échantillons et les informations concernant le microorganisme et son dépôt ne sont donnés à personne par la CNCM, excepté
Si une demande faisant état du dépôt du microorganisme ou de son utilisation a été présentée auprès d'un Office de la Propriété Industrielle d'un État contractant en vue de la délivrance d'un brevet,
Le déposant ne peut pas s'opposer à une remise d'échantillons à un Office compétent ou à une partie certifiée.
Requêtes du déposant
Une fois que le microorganisme a été accepté et que le récépissé a été établi, le déposant a droit, à tout moment, à des échantillons du microorganisme qu'il a déposé.
Sa requête écrite doit :
Les échantillons demandés sont expédiés par la CNCM, soit à sa propre adresse, soit, selon la requête, à l'adresse d'une autre personne.
Requêtes d'un tiers
Un tiers doit s'adresser :
Certification par un office de propriété industrielle
La requête doit être faite sur la formule internationale BP/12. Certains Offices peuvent exiger que des formules supplémentaires soient remplies en conformité avec leurs propres procédures.
Le requérant doit :
La CNCM explique à quiconque le demande les conditions à remplir pour établir une requête en bonne et due forme, et fournit des exemplaires de la formule internationale type BP/12, mais elle ne fournit pas les formules supplémentaires utilisées par tel ou tel Office de Propriété Industrielle.
Nonobstant tout droit d'une personne à recevoir des échantillons en vertu de la réglementation sous le Traité de Budapest, la CNCM retient les échantillons d'un microorganisme dangereux tant que cette personne n'a pas signé une déclaration indiquant qu'elle a procédé à toutes les notifications requises par les réglementations en vigueur dans son pays quant à la manipulation, l'utilisation et la conservation de ce microorganisme et qu'elle a reçu toutes les autorisations nécessaires à ces fins.
Prévention d'usage non contrôlé : Certains matériels biologiques supposés utilisables à des fins de guerre ou de terrorisme exigent des autorisations spéciales pour éviter leur transfert incontrôlé sur, ou en dehors, du territoire de la France. Le cas échéant, le requérant doit fournir toutes les indications requises par les autorités compétentes auxquelles la CNCM présente immédiatement la demande d'autorisation nécessaire.
Règlements d'importation : S'agissant de requêtes en provenance de l'étranger, la CNCM, demande aussi à la partie requérante de lui présenter une autorisation d'importation ou une déclaration indiquant qu'une telle autorisation n'est pas nécessaire au bon acheminement du microorganisme.
Taxe de remise d'échantillon
La taxe pour la remise d'un échantillon s'élève à 106.71 € H.T. plus les frais d'expédition. Cette taxe est due après réception d'une facture ; la facture est adressée à la personne qui a signé la requête.
Délais
Les délais moyens pour la remise est de 15 jours minimum pour l’envoi en France ou en Europe, et peut dépasser 1 ou 2 mois pour l’envoi en dehors du territoire européen selon les réglementations d’importation de chaque pays.
Information du déposant
La CNCM notifie, par écrit, au déposant tout échange avec un tiers.