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Accueillir un scientifique étranger

Bienvenue

L’Institut Pasteur accueille chaque année plus de 1000 scientifiques et stagiaires. En 2003, l’Institut Pasteur a accueilli 247 élèves de 45 nationalités au Centre d’enseignement et 854 scientifiques 71 nationalités dans ses laboratoires.

Par ailleurs, l’Institut Pasteur s’est engagé à œuvrer en faveur d’un accès aussi large que possible aux ressources informatives utiles à la mobilité des chercheurs par l’intermédiaire de sources web, contribuant ainsi à améliorer le cadre du développement professionnel des chercheurs en Europe. Il a ainsi signé la charte de qualité pour le portail relatif à la mobilité des chercheurs de la Commission Européenne établie par le réseau ERA-MORE (European Research Area - MObility of REsearchers) et est répertorié comme l’un des 20 centres de mobilité français (voir le site ERA MORE et la Charte de qualité signée par P. Kourilsky).

Un certain nombre de démarches administratives incombent à l’établissement d’accueil autant lors de la préparation de la venue du scientifique que pendant son séjour.

Les informations qui suivent s’adressent aux scientifiques de l’Institut Pasteur qui souhaitent accueillir temporairement des collègues étrangers (chercheurs, enseignants chercheurs, étudiants, etc.) au sein de leur équipe. L’objectif est de faire mieux connaître et comprendre le processus mis en oeuvre à l’Institut Pasteur. Il s’agit de fournir des informations sur les dispositions administratives relatives aux réglementations nationales et aux règles internes à l’Institut Pasteur.

Consulter :

Centre de mobilité : Le réseau européen des centres de mobilité. Un réseau qui apporte une assistance aux chercheurs étrangers dans tous les domaines de leur vie professionnelle mais aussi de leur vie quotidienne

Je souhaite accueillir un scientifique étranger

Le projet d’accueil d’un scientifique dans votre laboratoire est évalué selon les mêmes critères quelle que soit sa nationalité.

Projet d’accueil d’un scientifique à l’Institut Pasteur

Charte des chefs d’unité, de laboratoire, de service accueillant des stagiaires à l’Institut Pasteur

Le Chef d’unité, de laboratoire, de service devra
1. faire respecter le Règlement Intérieur de l’Institut Pasteur
2. faciliter les démarches du stagiaire pour l’établissement de la Convention de Stage et s’assurer que le stagiaire étranger a pris connaissance des formalités à remplir pour son séjour en France
3. définir clairement avec le stagiaire les objectifs du stage et les moyens mis en œuvre pour les atteindre ; veiller à la faisabilité du projet dans les délais prévus ; pour les thèses, il est recommandé de respecter le délai des trois ans prévu par la charte des doctorants
4. limiter le nombre de stagiaires accueillis afin de réaliser un encadrement personnel, efficace et régulier ; respecter un nombre de doctorants correspondant au nombre de chercheurs statutaires ayant une habilitation à diriger les recherches
5. accueillir et intégrer le stagiaire à son équipe ; lui donner accès aux moyens nécessaires à la réalisation de son travail (équipements, moyens informatiques, documentation, …)
6. permettre au stagiaire d’assister aux séminaires, conférences ou réunions sur le campus et de présenter ses résultats publiquement, après protection et publication
7. suivre régulièrement la progression du travail et débattre des orientations nouvelles à prendre au vu des résultats ; informer le stagiaire de ses appréciations critiques (positives ou négatives) ; assurer l’entretien annuel prévu par la Direction Générale
8. apprendre au stagiaire les règles de confidentialité et de déontologie scientifique et les faire respecter
10. s’assurer du financement du stagiaire (niveau doctorant) avant son arrivée et aider à rechercher les moyens de financement avec anticipation (bourse de soudure, renouvellement de bourse,…)
11. suggérer des formations complémentaires ; informer sur les débouchés à l’Institut Pasteur ou dans d’autres organismes de recherche ; se préoccuper de l’avenir des post-doctorants dès la fin de la deuxième année de stage.


Nationalité
Au delà de l’analyse fine de sa compétence qui est sous votre responsabilité, procédure Cellule Défense.. Quelles nationalités quelles délais.. qui s’en occupe.

Salarié d’un organisme de recherche autre que l’Institut Pasteur
Accords de collaboration
Direction Juridique

Financement
Le financement du séjour du scientifique étranger est obligatoire. Ce financement peut prendre plusieurs formes, selon que …

Projet scientifique

Faisabilité du projet de recherche
Le sujet sur lequel travaille le scientifique étranger est un sujet de recherche bien identifié et à même de déboucher sur des résultats dans le temps imparti.

Cohérence avec les projets en cours et à venir dans l’entité, le département et l’Institut Pasteur

Possibilités d’application et de valorisation

Capacité d’accueil du laboratoire

Les conditions de travail proposées doivent être précisées : accès à bureau, téléphone, internet, équipements scientifiques, etc.
Les manquements aux règles d’hygiène et sécurité sont inacceptables, comme le sont les accueils de stagiaires dans des conditions illicites ou simplement peu convenables.

Encadrement scientifique
Pour les projets de DEA ou Thèse le chercheur doit être en possession d’une habilitation à diriger les recherches et le laboratoire d’accueil doit être rattaché à une Ecole Doctorale
La charte des Doctorants et renforcera l’action des tuteurs.
En septembre 1998, le Ministère en charge de la Recherche a mis en oeuvre la "Charte des Thèses" qui définit les droits et devoirs qui précise les droits et devoirs du doctorant et de son directeur de thèse l’un par rapport à l’autre et au sein du labo d’accueil.
Rôle du tuteur :
- le conseiller, le former aux techniques de la recherche, d’être disponible pour répondre à ses attentes

Consulter :
Charte des thèses : dispositif réglementaire. Ministère de la recherche
Le dispositif réglementaire http://cdt.jeunes-chercheurs.org/Historique/reglements.php3

Le dispositif retenu se base sur un Arrêté ministériel qui impose la mise en place d’une charte type. Deux points doivent être retenus :

Une "Charte des thèses" sera mise en place dans tous les établissements d’enseignement supérieur, et elle sera signée par le doctorant, le directeur de thèse et les directeurs du laboratoire d’accueil et de l’Ecole Doctorale lors de la première inscription.

Conformément au principe d’autonomie des universités, les établissements doivent définir eux-même leur propre charte, customisée à partir d’une charte modèle qui énonce les principes fondamentaux. Cette méthode reprend celle utilisée pour les conventions de stages des DUT.

La mise en place et l’action effective de la Charte seront pris en compte dans l’évaluation des établissements dans le cadre des contrats quadriennaux entre les universités et le ministère en charge de la recherche et de l’enseignement supérieur. Seront pris en compte les taux d’encadrement et de financement, la durée moyenne des thèses, l’impact de la charte et la diffusion de l’information aux doctorants.

Constitution du dossier / démarches administratives IP

Trouver un financement

- Qui peut vous aider ?

- Financements possibles (lien intranet et internet)

voir tableau des possibilités de financement pour les stages post-doctoraux en France (pour les étrangers) ou à l’étranger (pour les français)

Accueil du scientifique étranger

Entité d’accueil
L’accueil du scientifique étranger par l’entité consiste en :
- accompagnement dans ses déplacements sur le campus pour remplir les formalités administratives
- aide à remplir les formulaires internes (Fiche de prévention des risques, procédures d’accès aux animaleries et au P3, etc.)
- présentation des règles internes de fonctionnement de l’entité 
Rremplir la fiche d’entrée de personnel dans l’Unité ou le service ainsi que la fiche de gestion des accessoires.


Direction de Ressources Humaines
La DRH présente les formalités d’accueil à l’Institut Pasteur :
- Dispositifs de sécurité et modalité de circulation :
établissement de la demande de badge
- Remise du livret d’accueil :
Il contient toutes les informations concernant le fonctionnement de l’Institut Pasteur.
- Renseignement divers :
aides sociales, Comité d’entreprise (pour les salariés IP), informations pratiques de la vie quotidienne.
- Inscription aux autres formalités d’accueil :
stage HSpE, Médecine du travail, Session d’Accueil des nouveaux entrants...
- Discrétion, confidentialité, propriété intellectuelle :
selon les dispositions du contrat de travail, de la convention de stage et du règlement intérieur.
- Facilités diverses
Voir facilités 

Accueil nouveaux entrants
Demi- journée destinée à l’ensemble des nouveaux collaborateurs (étrangers ou non) organisée une fois par mois pour tous les nouveaux entrants (participation de la DRH, Direction de la Communication, DVPI, Service Qualité). Comprend une visite du campus

Direction des Affaires Internationales : accueil personnalisé d’un étranger.
Elle contacte le scientifique étranger avec une personne du campus de la même nationalité chargée de lui faire une présentation générale de l’Institut Pasteur.

Départ

Scientifique étranger
- signale son départ à l’Institut Pasteur (Chef d’entité et DRH)
- badge et autres accessoires à restituer : remplir la fiche de départ de personnel dans l’Unité ou le service ainsi que la fiche de gestion des accessoires. 

Entité d’accueil
L’entité aide le scientifique étranger dans ses démarches :

- accompagnement pour remplir les formalités administratives
- aide pour remplir la fiche de départ de personnel dans l’Unité ou le service ainsi que la fiche de gestion des accessoires.

Direction de Ressources Humaines

Consulter :

Liste des pièces administratives nécessaires :
- Demande d’accueil
- Charte des chefs d’unité, de laboratoire, de service accueillant des stagiaires à l’Institut Pasteur 
-  Rapport de stage
- Charte des thèses : dispositif réglementaire. Ministère de la recherche