Secrétaire/Secrétaire de Direction H/F

Un poste de secrétaire de direction (h/f) est à pourvoir au sein de l'Institut Pasteur pour deux Unités Scientifiques, dans le cadre d'un CDD de 18 mois.

Rattaché aux deux responsables d’unités de recherche, vous aurez en charge de :

-    Assurer la circulation de l’information, diffuser et collecter les documents, interagir avec les différents services internes ainsi qu’avec les interlocuteurs et partenaires externes,

-    Faire le suivi des dossiers administratifs en lien avec les différents services administratifs de l’Institut Pasteur (gestion, travaux, matériels scientifiques, DRH),

-    Gestion des dossiers du personnel, accueil des stagiaires français et étrangers et constitution de leur dossier en collaboration avec les services de la DRH.

-    Organisation logistique des déplacements (ordre de mission et réservation de billet d'avion, hôtel, location voiture etc...), demande à la trésorerie (inscription au congrès et règlement de l'hôtel), solde de mission au retour du voyageur, demandes de remboursements divers,

-    Gérer et organiser la logistique des réunions ;

-    Préparer et suivre les budgets ;

-    Gérer et suivre les commandes ;

-    le secrétariat et le suivi de la correspondance administrative (anglais/français),

-    la mise en forme et la présentation de documents en anglais/français, éventuellement de petites traductions,

 

Une aide active pour accompagner post-docs et stagiaires étrangers dans leurs démarches administratives dans des instances sociales à l’extérieur de l’Institut Pasteur (p.e : centre de sécurité sociale, banque, etc.)

 

De formation BTS Secrétariat ou équivalent, vous maîtrisez l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, EndNote). Vous avez un bon niveau d’anglais (lu, parlé, écrit).

 

postuler à cette offre