14140CD - Chargé de Communication - H/F

 

 

L'institut Pasteur, fondation privée (2500 pers.) contribuant à la prévention et au traitement des maladies, en priorité infectieuses, par la recherche, l'enseignement et des actions de santé publique recrute, au sein du Service Colloques et événements un Technicien Supérieur de Communication dans le cadre d’un CDD de 6 mois.

 

Les principales missions de ce service sont :

  • l'organisation pratique des colloques, initiés par des scientifiques pasteuriens, se déroulant  sur le site de l'Institut Pasteur
  • la gestion et la réservation de salles situées sur site,
  • la logistique et le suivi des congrès ayant lieu à l'auditorium du Centre d'Information Scientifique.

 

Activités :

L’activité du service colloques événements comprend l’organisation des colloques scientifiques pasteuriens et la location des auditoriums aux clients extérieurs.

 

Vous serez chargé(e) de :

  • Coordination du projet : évaluation des actions à mener en fonction du colloque envisagé par le comité d’organisation, retroplanning, répartition des tâches entre le service colloque et le comité d’organisation et/ou le(s) partenaire(s), pilotage de l’ensemble des étapes.

 

  • Gestion du budget : Suivi de l’équilibre du budget compte-tenu des recettes espérées, proposition d'une grille de tarifs d’inscriptions et de tarifs pour les opportunités de sponsoring  permettant d'assurer l'équilibre du budget.

 

  • Édition de documents : suivi de la conception et de l'impression des documents (programmes, affiches, flyers, ...), suivi de l'impression du livre d'abstracts,  éditions diverses (cartons d'invitation,...)

 

  • Promotion du colloque : conception et mise en ligne du site web de la conférence, recherche de fichiers de participants potentiels, envoi de mailings et emailings, négociation d’accords de diffusion du programme de la conférence avec des associations / autres organismes publics ou privés / autres organisateurs de conférences,

 

  • Préparation du séjour des conférenciers : gestion de l'hébergement des conférenciers ainsi que le remboursement de leurs frais de transport (si prévu au budget)

 

  • Gestion des inscriptions : réception des inscriptions, gestion des encaissements avec le service comptabilité clients, gestion des relations avec les participants (réponse aux demandes d'information, envoi des informations utiles concernant leur participation, envoi de lettre pour obtenir un Visa ...),

 

  • Relations avec les sponsors : envoi du contrat de location de stand, suivi des prestations techniques et logistiques offertes par les organisateurs en contrepartie de l'aide financière facturation

 

  • Supervision de l'organisation logistique : traiteur, stands, exposition, poster (coordination avec le service Auditorium pour les prestations techniques).

 

Deux prestations complémentaires peuvent être également proposées suivant le type de colloque et le planning de travail du service :

  • Gestion des abstracts : suivi avec le comité scientifique de l'étape de sélection des abstracts, réception - classement - mise en page des abstracts, gestion des relations avec les auteurs, conception et édition du livre d’abstract.

Remarque : le comité d’organisation gère directement l’éventuelle édition de proceedings.

  • Programme social : recherche de lieux permettant d'accueillir les participants (dîner de gala, dîner des conférenciers) et demande de devis, gestion des réservations et des aspects logistiques liés au programme social, réservation des moyens de transports requis.

 

Profil :

Bac+2/3 ou équivalent en Communication événementielle. Expérience de 2/3 ans sur un poste similaire

 

Compétences :

  • Aisance relationnelle, autonomie, esprit d'initiative, capacité d'anticipation, sens de l'organisation, rigueur, fiabilité.
  • Très bonne maitrise de l'anglais écrit et oral
  • Maîtrise de l'outil informatique (Pack office : Word, Excel, PowerPoint,…) la connaissance du logiciel persistance-websoft serait un plus.
  • Maîtrise de la navigation sur internet.

 

 

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Si vous êtes intéressé(e) par ce poste merci d’envoyer CV + lettre de motivation sous la référence : 14140CD  à recrutement@pasteur.fr ou Institut Pasteur, Service Proximité RH et Recrutement, 28 rue du Docteur Roux, 75015 Paris

 

Mis à jour le 02/06/2014

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