13200CD - Secrétaire de Direction H/F

L'Institut Pasteur, fondation privée de 2500 personnes contribue à la prévention et au traitement des maladies, en priorité infectieuses, par la recherche, l'enseignement et des actions de santé publique recrute : 

 

UN(E) SECRETAIRE DE DIRECTION H/F

 

au sein de la Direction Générale (DG) et de la Direction déléguée aux Systèmes d’Information (DSI), dans le cadre d’un CDD de 9 mois.

 

Votre activité sera répartie sur les deux directions :

1/ Au sein  de la Direction Générale, en lien avec l’assistante du Directeur Général, vos tâches seront :

  • Organisation de réunions et des rendez-vous,
  • Gestion de l’agenda,
  • Réservation de salles en interne et en externe,
  • Organisation de l’accueil des visiteurs,
  • Gestion des appels téléphoniques et des e-mails (français/anglais),
  • Frappe et mise en forme de documents,
  • Suivi des stocks de fournitures,
  • Classement,


2/ Au sein de la Direction déléguée aux Systèmes d’Information, en lien avec l’assistante du Directeur Délégué aux Systèmes d’Information, vous aurez en charge :

  • la gestion de l’agenda,
  • l’accueil téléphonique,
  • la mise en place de visioconférences,
  • l’organisation de réunions, séminaires, comités,
  • l’accueil des visiteurs,
  • la mise à jour du site Web (ponctuellement).


Vous assisterez, en outre, les groupes constituant la DSI, dans l’organisation des missions (déplacements, inscriptions aux conférences), le recueil des  « Demandes d’ouvertures de comptes », la prise en compte des demandes d’achat et le suivi auprès des fournisseurs.

 

Formation:
De formation Bac+2 BTS/DUT en secrétariat ou équivalent. Expérience exigée de 2 ans sur un poste similaire.



Compétences requises :
Vous maîtrisez les outils bureautiques (Office, Mail, Agenda...).
Vous possédez de réelles qualités rédactionnelles
Vous avez un esprit d’équipe et faites preuve d’organisation et d’adaptabilité pour pouvoir gérer des activités multiples.
Vous êtes dotée d'une sensibilité et d'une ouverture aux nouvelles technologies et à l'informatique.
Dynamisme, autonomie, pro-activité, fiabilité et sens de la confidentialité sont des qualités indispensables pour occuper ce poste
Bon niveau d’anglais (intermédiaire)

 


Merci d'envoyer CV+LM s/réf : 13200CD à :

  • Adresse postale : Institut Pasteur, Pôle Recrutement, 28 rue du Docteur Roux, 75724 Paris Cedex 15

 

Mis à jour le 26/10/2013